Bij grote bouwprojecten, datacenters, evenementenlocaties en andere complexe objecten zijn vaak meerdere beveiligingsdisciplines tegelijk nodig. Denk aan objectbeveiliging, brandwachten, hondenbewaking, verkeersbegeleiding en mobiele surveillance. Het is niet ongebruikelijk dat verschillende leveranciers daarbij betrokken zijn.

Dat hoeft geen probleem te zijn. Wanneer de regie centraal is georganiseerd, blijft de samenwerking overzichtelijk en heeft de opdrachtgever één aanspreekpunt. In dit artikel lees je hoe beveiliging met meerdere leveranciers werkt en welke rol een regieorganisatie daarin speelt.

Wanneer zijn meerdere beveiligingsleveranciers nodig?

Op een datacenter in aanbouw verandert de beveiligingsvraag gedurende het project. Tijdens de bouw ligt de nadruk op bouwbeveiliging, toegangscontrole voor medewerkers en leveranciers en toezicht op het terrein. Zodra de eerste technische ruimtes in gebruik worden genomen, verschuift de inzet richting objectbeveiliging en permanente toegangscontrole. Daardoor zijn in verschillende fases andere beveiligingsdisciplines nodig.

Ook binnen andere sectoren komt deze werkwijze regelmatig voor. Bij een groot evenement werken evenementenbeveiliging, verkeersbegeleiding en soms hondenbewaking tegelijkertijd samen, ieder met een eigen taak. Een ziekenhuis dat wordt gerenoveerd vraagt om beveiliging die meebeweegt met de verschillende bouwfases, terwijl de zorgverlening doorgaat. Een logistieke locatie met 24/7 activiteiten heeft behoefte aan voldoende capaciteit om ook tijdens piekmomenten, ziekte of uitval de bezetting op niveau te houden.
In deze situaties is één leverancier vaak niet toereikend. Niet omdat één partij de opdracht niet aankan, maar omdat verschillende specialismen nodig zijn, de werkzaamheden per projectfase veranderen of de omvang van de opdracht daarom vraagt.

Wat houdt regie over meerdere leveranciers in?

Regie betekent dat één partij de volledige beveiligingsopdracht aanstuurt, ook wanneer de uitvoering wordt verzorgd door meerdere gecertificeerde leveranciers. Die partij stelt de planning op, bewaakt de kwaliteit, stemt de verschillende disciplines op elkaar af en onderhoudt het contact met de opdrachtgever.

Dutch Crowd Security werkt volgens dit principe als hoofdaannemer. De regie over de opdracht blijft volledig in eigen handen, terwijl gespecialiseerde leveranciers worden ingezet wanneer de omvang of aard van de opdracht daarom vraagt. Iedere leverancier wordt vooraf beoordeeld op ervaring, werkwijze en de persoonlijke eigenschappen van de beveiligers die worden ingezet. Zo sluit de inzet aan bij de locatie, de werkzaamheden en de opdrachtgever.

Wie is verantwoordelijk als er iets misgaat?

Voor veel facility managers en security managers is dit de eerste vraag. Wanneer meerdere leveranciers afzonderlijk worden ingehuurd, ligt de afstemming vaak bij de opdrachtgever. Bij een wijziging, incident of uitval moet worden geschakeld met verschillende partijen, die ieder verantwoordelijk zijn voor hun eigen werkzaamheden.

Werkt een opdrachtgever met een hoofdaannemer, dan ligt die verantwoordelijkheid bij één partij. De regieorganisatie blijft eindverantwoordelijk voor de volledige opdracht, ook wanneer een deel van de uitvoering door een andere leverancier wordt verzorgd. De opdrachtgever heeft daardoor één aanspreekpunt voor vragen, wijzigingen en incidenten en hoeft niet zelf verschillende leveranciers aan te sturen. Vooral bij langlopende bouwprojecten, datacenters en andere locaties waar de beveiligingsvraag regelmatig verandert, zorgt dat voor overzicht en snelle besluitvorming.

Hoe ziet die regie er in de praktijk uit?

Regie voeren gaat verder dan het maken van een planning. Vooraf wordt vastgesteld welke beveiligingsdisciplines nodig zijn, hoe de bezetting wordt opgebouwd en op welke momenten leveranciers elkaar afwisselen of samenwerken.

Vooraf ontvangen alle betrokken beveiligers dezelfde briefing en werken zij volgens dezelfde afspraken. Tijdens de uitvoering bewaakt de hoofdaannemer de kwaliteit, controleert hij de rapportages en stuurt hij de betrokken leveranciers aan. Verandert de beveiligingsvraag tijdens het project, dan wordt de planning daarop aangepast en afgestemd met de opdrachtgever.
Valt een beveiliger uit of is extra capaciteit nodig, dan regelt de hoofdaannemer de vervanging. Bij een incident coördineert de regieorganisatie de opvolging, stemt zij af met de betrokken leveranciers en houdt zij de opdrachtgever op de hoogte van de voortgang. Zo blijft de uitvoering ook bij onverwachte situaties goed georganiseerd.

Wat levert dit de opdrachtgever op?

Een regieorganisatie maakt het eenvoudiger om de beveiliging aan te passen wanneer de situatie verandert. Wanneer een project wordt uitgebreid, een bouwfase langer duurt of tijdelijk extra beveiliging nodig is, kan sneller worden opgeschaald via het bestaande leveranciersnetwerk. De opdrachtgever hoeft daarvoor geen nieuwe leveranciers te benaderen of aanvullende contracten af te sluiten.

Daarnaast blijft de uitvoering consistent doordat alle betrokken partijen volgens dezelfde afspraken werken en vanuit één regieorganisatie worden gecoördineerd.
Voor organisaties waar continuïteit zwaar weegt, zoals datacenters, logistieke locaties, zorginstellingen en grote bouwprojecten, levert dat tijdswinst, overzicht en een duidelijk aanspreekpunt op.

Waar let je op bij beveiliging met meerdere leveranciers?

Wanneer voor een opdracht meerdere leveranciers nodig zijn, is het verstandig vooraf duidelijk te krijgen hoe de samenwerking wordt georganiseerd.
Vraag wie de regie voert over de volledige beveiligingsopdracht en hoe die verantwoordelijkheid contractueel is vastgelegd. Informeer wie de leveranciers op locatie aanstuurt en of er één vast aanspreekpunt is gedurende het project. Vraag ook hoe de communicatie verloopt tijdens incidenten, hoe de kwaliteit van verschillende leveranciers wordt bewaakt en hoe snel kan worden opgeschaald wanneer de situatie daarom vraagt.

De antwoorden op deze vragen geven een goed beeld van de manier waarop een beveiligingsorganisatie de samenwerking organiseert. Zo weet je vooraf wie verantwoordelijk is voor de uitvoering en hoe de regie tijdens het project is ingericht.

Veelgestelde vragen

Werken alle beveiligers voor hetzelfde bedrijf?

Niet altijd. Bij grotere opdrachten kunnen meerdere gecertificeerde leveranciers samenwerken. Voor de opdrachtgever verandert dat weinig, omdat de communicatie via één aanspreekpunt verloopt.

Kan tijdens een project worden opgeschaald?

Ja. Wanneer de regie goed is ingericht, kunnen extra beveiligers of aanvullende specialismen snel worden toegevoegd. De opdrachtgever hoeft daarvoor niet zelf een nieuwe leverancier te zoeken.

Kan ik tijdens een lopende opdracht extra beveiligingsdiensten toevoegen?

Ja. Denk aan het inzetten van hondenbewaking tijdens een verhoogd risico of extra surveillance tijdens een drukke projectfase. Een regieorganisatie kan deze uitbreiding vaak snel organiseren doordat de samenwerking met gespecialiseerde leveranciers al is ingericht.

Hoe verloopt de communicatie tussen meerdere beveiligingsleveranciers?

De verschillende leveranciers stemmen hun werkzaamheden af via de regieorganisatie. Rapportages, instructies en de dagelijkse aansturing komen samen bij één partij. Daardoor heeft de opdrachtgever één contactpersoon en blijven de communicatielijnen overzichtelijk.