Zes tips voor effectieve noodcommunicatie
Wanneer zich in jouw bedrijf een noodsituatie voordoet, zoals een brand of bommelding, moet het pand zo snel mogelijk worden ontruimd. Effectieve noodcommunicatie is dan van groot belang. Als deze communicatie niet goed verloopt, kan dit tot grote schade leiden of zelfs mensenlevens kosten. Daarom in dit artikel zes tips voor effectieve noodcommunicatie.
Tip 1. Zorg dat er altijd voldoende bhv’ers aanwezig zijn
Als het goed is heeft elk bedrijf mensen in dienst die bij noodsituaties als bedrijfshulpverlener (bhv’er) optreden. Er is geen vastgesteld aantal bhv’ers, maar je moet er wel voor zorgen dat er altijd genoeg bhv’ers aanwezig zijn in jouw bedrijf. Hoeveel bhv’ers jij nodig hebt, bepaal je aan de hand van een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). Hierbij kijk je onder meer naar het aantal medewerkers en bezoekers/klanten in jouw pand.
Tip 2. Zorg voor een noodplan
Hoewel een schriftelijk noodplan (ook wel bhv-plan, bedrijfsnoodplan of calamiteitenplan) niet altijd wettelijk verplicht is, is het wel degelijk aan te raden om dit goed op orde te hebben. In dit plan formuleer je namelijk wat je doet bij een ramp. Het is niet fijn als je in een noodsituatie eerst moet bedenken wat je moet doen; het helpt dus als hier van tevoren over is nagedacht. Je noteert de risicoscenario’s waarmee jouw organisatie te maken kan krijgen en formuleert het beleid om met deze risico’s om te gaan.
Tip 3. Oefen regelmatig met ontruimingen
Ook als je een degelijk noodplan hebt, waar je goed over hebt nagedacht én je bhv’ers goed opgeleid zijn, kunnen er in de praktijk nog altijd onverwachte dingen gebeuren. Daarom is het goed om regelmatig een ontruimingsoefening te doen. Maak deze oefeningen zo echt mogelijk, zodat je weet hoe jouw mensen en eventuele klanten/bezoekers daadwerkelijk reageren in een noodsituatie. Vergeet ook niet om de oefening achteraf goed te evalueren. Hoe verliep de communicatie en wat kun je nog doen om de veiligheid van jouw medewerkers, klanten of bezoekers nog beter te waarborgen?
Tip 4. Communiceer intern via portofoons
Een portofoon lijkt misschien wat ouderwets in de tijd dat iedereen een mobiele telefoon heeft, maar is in veel gevallen sneller en effectiever. Je mobiel heb je niet altijd bij de hand (deze kan bijvoorbeeld ook op je bureau, in een tas, of in een kluisje liggen). En zelfs als je een telefoon in je zak hebt, moet je deze nog ontgrendelen, een bericht typen of een aantal personen bellen. En vervolgens moeten de personen in kwestie nog hun telefoon opnemen of het bericht lezen.
Kortom: er gaat behoorlijk wat tijd overheen voordat de melding is gemaakt en ontvangen. Met een portofoon gaat dit efficiënter: je hoeft alleen maar op de knop te drukken en je bericht in te spreken. De ander hoort het bericht meteen. Ook kun je portofoons in een set aanschaffen, zodat je gelijk met meerdere collega’s in verbinding staat.
Tip 5. Roep instructies niet alleen in het Nederlands om
Moet het pand worden ontruimd? Dan moeten, zodra het gevaar bekend is en bhv’ers en eventuele beveiligers op de hoogte zijn, zo snel mogelijk alle andere collega’s en eventuele bezoekers of klanten op de hoogte worden gebracht. Vaak gebeurt dit door middel van een intercombericht met instructies. Ook hier moet van tevoren over worden nagedacht: formuleer vooraf een boodschap die de ernst van de situatie duidelijk maakt, maar geen paniek veroorzaakt.
Werk je met collega’s die niet allemaal Nederlands spreken? Of komen er in jouw pand bezoekers en klanten die mogelijk geen Nederlands spreken? Vergeet dan niet om het bericht ook alvast te vertalen in het Engels.
Tip 6. Vergeet ook de communicatie na afloop niet
Na afloop van een noodsituatie moet een rapportage opgesteld worden. Hierin moet verslag gedaan worden van de inzet van de bhv’ers. Dit is van belang voor de directie van het bedrijf, de overheid, de arbeidsinspectie, justitie en verzekeringsmaatschappijen.
In sommige situaties kan je ook te maken krijgen met de pers. Bijvoorbeeld bij een grote brand of een overval. Het is daarom belangrijk in je noodplan op te nemen wie in dit soort gevallen woordvoerder is. Daarnaast moet ook goed nagedacht worden over hoe betrokken personen worden geïnformeerd na afloop van een noodsituatie. Dit kan bijvoorbeeld gaan om collega’s, klanten, bezoekers, leerlingen en omwonenden. Zo voorkom je verspreiding van onjuiste informatie over het incident.
Meer weten over veiligheid in noodsituaties?
Wil je meer weten over noodcommunicatie? Neem dan contact met ons op voor meer informatie. Wij kunnen je helpen met fysieke beveiliging en advies op het gebied van elektronische beveiliging en brandpreventie.