Even ademhalen... De grootste drukte van de afgelopen festivalperiode vol festivals, markten, braderieën en andere publieksevenementen is achter de rug. Voor de evenementenorganisatoren is deze periode van rust voor korte duur, want zij moeten nu alweer beginnen met de organisatie van de evenementen voor komend jaar. En daar komt meer bij kijken dan de meeste mensen weten! Denk aan het vinden van een goede locatie, het regelen van vergunningen, het huren van tenten, het organiseren van het entertainment, de marketing van het evenement en nog veel meer.
Een element waar soms minder aandacht voor is, maar wat natuurlijk ook erg belangrijk is, is het garanderen van de veiligheid van je bezoekers. Waar moet je als organisator van een festival of evenement eigenlijk aan denken qua veiligheid? In dit artikel helpen we je op weg.
Het belang van een veiligheidsplan
Tijdens een evenement kunnen zich verschillende calamiteiten voordoen. Denk aan kleine zaken, zoals opstopping bij de parkeerplaatsen of ingang. Maar er zijn ook grotere risico’s, zoals brand, gewelddadige bezoekers, bezoekers die onwel worden en nog veel meer.
Wat voor evenement je ook organiseert, het is altijd verstandig om een veiligheidsplan op te stellen. Bij evenementen die worden gezien als ‘risicovol’ is het inleveren van zo’n plan zelfs verplicht voor het verkrijgen van een vergunning.
In een veiligheidsplan zet je als organisator alle maatregelen die je neemt om de openbare orde, gezondheid en veiligheid tijdens jouw evenement te waarborgen. Ook geef je aan welke incidenten zich zouden kunnen voordoen en hoe je van plan bent deze te voorkomen of te bestrijden.
Checklist veiligheidsplan organisatie evenement
In zo’n veiligheidsplan komen in elk geval de volgende onderwerpen aan bod:
1. Wat is het voor evenement?
Geef een beschrijving van het evenement. Geef naast een algemene beschrijving van de aard van het evenement ook de locatie, de start- en einddatum van het evenement, de start- en einddatum van de op- en afbouw, het aantal verwachte bezoekers/deelnemers en piekmomenten. Geef ook aan wat voor soort publiek je verwacht en geef een plattegrond van de locatie waar het evenement plaatsvindt.
2. Wat is er geregeld op medisch-/gezondheidsgebied?
Geef aan wat je regelt om gasten die onwel worden of EHBO nodig hebben, te helpen. Geef in elk geval aan welke EHBO-organisatie je hebt ingeschakeld, hoeveel EHBO’ers er gedurende de dag beschikbaar zijn, hoeveel EHBO-posten er zijn en hoe die geplaatst zijn op de locatie. Denk daarbij ook aan de toegankelijkheid voor ambulancepersoneel. Beschrijf ten slotte wat er geregeld is als het gaat om sanitaire voorzieningen en drinkwatervoorzieningen, evenals hoe er om wordt gegaan met afvalverwerking tijdens het evenement.
3. Hoe zit het met de brandveiligheid?
Beschrijf wat je hebt geregeld om brandgevaar tegen te gaan. Beschrijf de voorzieningen die aanwezig zijn op de evenementenlocatie, zoals brandblusapparatuur, brandkranen en brandputten. Ga na of de locatie bereikbaar is voor de brandweer. Geef daarnaast aan of en waar er nooduitgangen zijn, hoe vluchtroutes zijn aangegeven en of de materialen die je gebruikt (bijvoorbeeld voor het opzetten van standjes) van brandveilig materiaal gemaakt zijn.
4. Is er een beveiligingsplan?
Bij veel evenementen is het verstandig om professionele beveiligers in te schakelen. Geef aan welke organisatie je hiervoor inschakelt, hoeveel beveiligers je inzet en op welke manier. Geef ook aan wat je regelt op het gebied van crowd management: hoe is de bewegwijzering op de locatie, en hoe is de in- en uitstroom van bezoekers geregeld? Denk ook aan het gebruik van hekken en barrières en obstakelvrije routes.
Meer weten over veiligheid op evenementen?
Wil je meer weten over het waarborgen van de veiligheid van jouw gasten en bezoekers op jouw evenement? Neem dan contact met ons op voor meer informatie. Wij helpen met het opstellen van een beveiligingsplan en de inzet van fysieke beveiligers, elektronische beveiliging en brandpreventie.